7

succesfactoren | voor implementatie

Ervaringen van de projectgroep

oranje_streepje

“Diepgang is nodig”

 

“Als er een plan is voor een nieuw zorgconcept, is het een goed idee om cliënten en familie bij het praktisch uitwerken van het zorgconcept te betrekken. Ga met de mensen praten. Individueel, of in groepen. Daar wordt vaak niet veel tijd voor gemaakt, of de stap wordt overgeslagen. Een zorgprofessional heeft een andere ervaring dan een cliënt. Een familielid heeft weer een heel ander perspectief. Je moet op zoek naar gemeenschappelijke elementen in de ervaringen.

Goede evaluatie van zorg is belangrijk. Daaruit kunnen de gemeenschappelijke ervaringen worden gedestilleerd. Zo kan er in kaart worden gebracht  wat  goed gaat in de zorg en wat er beter kan. De evaluatie kan als basis dienen voor de uitwerking van een nieuw zorgconcept. De evaluatie kan in eerste instantie door middel van vragenlijsten plaatsvinden. Voor diepgang zal je met de cliënten en familieleden rondom de tafel moeten gaan zitten. Je kan de betrokkenen interviewen of focusgroepen vormen.”

Esther Beekhuizen, stichting Borderline

“Zie het als een tanker die van koers moet veranderen”

 

“Succesfactoren benoemen voor het veranderen naar meer vraaggestuurde zorg is lastig. Zorgorganisaties zijn nu eenmaal log en hebben bepaalde werkwijzes. Daar verandering in brengen, daar gaat wel enige tijd overheen.

Het programma Vraagsturing heeft vijf proeftuinen mogelijk gemaakt, en twee ervan zijn goed verlopen. De derde is minder consistent, en de andere twee zijn niet van de grond gekomen. Misschien is dat een voorbode voor hoe de verandering zal plaatsvinden. Toch moet je het aan gaan. Zie het als een tanker die van koers moet veranderen. De verzamelde ervaringsverhalen [zie onder aan deze pagina, red.] zijn een mooi aanknopingspunt: als hulpverleners in de weerstand zitten kan je daarnaar verwijzen. Het is heel waardevol dat iedereen kennis kan nemen van hoe cliënten en naasten de hulpverlening ervaren.

Dus je moet een lange adem hebben, en weten hoe je kunt beïnvloeden en overtuigen. Maak gebruik van de kracht van de herhaling. Naasten gaan belangrijk worden voor de zorg, omdat er gewoon steeds meer ambulant wordt behandeld. Daarmee wordt een groter beroep gedaan op het sociale netwerk van een cliënt, en op de draaglast van naasten. Vraag aandacht voor wat deze veranderende rol betekent voor de begeleiding en ondersteuning. Organiseer er een workshop of training over voor de zorgprofessionals. Want de top kan wel zeggen dat ze de verandering willen, maar de hulpverleners  moeten het uiteindelijk doen in de hectiek van alledag. Dus inventariseer hoe zij aankijken tegen vraagsturing, benoem welke waarde het heeft bij herstelondersteunend werk en welke mensen daarin een rol spelen.”

Rita van Maurik, coördinator Kamer Familieraden LPGGz

 

“Ook enthousiasme kunnen overbrengen”

 

“Als je de werkwijze wil veranderen en meer vraagsturing wil, kan je het beste eerst proberen om mensen in de (zorg)organisatie enthousiast te maken voor je idee. Het is niet alleen belangrijk dat je zelf helemaal achter je idee staat, maar ook dat je het kan overbrengen op anderen.

Als je ergens een voorbeeld hebt, maak daar dan gebruik van!

In ons project was het in het begin moeilijk om mensen te vinden voor de werkgroep. Er zijn ook veel wisselingen geweest. Degene die er nu mee bezig is, is enthousiast. Zij vindt het erg als cliënten worden ‘gepamperd’, en is ervan overtuigd dat cliënten veel talenten hebben. Haar enthousiasme is een dragende kracht. Je hebt één of twee mensen nodig in de zorgorganisatie die met hun enthousiasme de animo erin houden.

Vasthouden aan de gedachten die er bij de start waren, is ook belangrijk. Daar moet je elkaar soms in sterken. Er moet een zekere continuïteit zijn als je met elkaar een model zo goed mogelijk vorm geeft. Ook bij personele wisselingen.

Iemand ‘van buiten’ die met een frisse blik meekijkt, zoals wij hadden met de projectorganisatie, voegt ook veel toe. Deze persoon zit niet in de dagelijkse organisatie en bekijkt de dingen vaak anders. Bij ons zorgde de projectorganisatie er ook voor dat er goede concrete afspraken kwamen.

De inbreng van een cliënt-ervaringsdeskundige is bij ons project medebepalend geweest. Je begrijpt elkaars taal zo goed, het is net als met familie onder elkaar. Cliënten voelen zich ook niet zo snel aangevallen. Dat is heel anders dan als ik wat zeg. Er moet wel aandacht zijn voor de client-ervaringsdeskundigen dat ze niet teveel taken op hun bordje hebben. Ze worden voor veel zaken ingezet, en soms overvraagd”.

Bep Raaijmakers, familieplatform GGz NHN

Stip op de horizon

oranje_streepje

Succesfactor nummer 1 is een goed beeld hebben van wat je uiteindelijk wilt bereiken – het zetten van een stip op de horizon. Door steeds het grotere doel – vraagsturing – voor ogen te houden voorkom je dat je vervalt in organisatorische zaken. Om van visie tot actie over te gaan werk je de visie uit in concrete (tussen)doelen. Door het betrekken van de stakeholders zorg je ervoor dat de doelen aansluiten bij het veld. En het schept commitment.

 

overleg tussen cliënt en zorgverlener in een GGz-instelling

“Een valkuil is dat medewerkers vaak denken te weten hoe het zit en wat cliënten nodig hebben. Ze gaan ervan uit dat hun ervaring hen dat inzicht gegeven heeft” (uit het evaluatierapport Werken aan vraagsturing)

Succesfactoren voor de voorbereiding

oranje_streepje

Commitment op directie- en bestuursniveau

Het is belangrijk dat het bestuur achter de visie staat maar de participatietrajecten laten ook zien dat het niet verstandig is de directie of een bestuurder aan tafel te vragen. Dat belemmert het uitvoeringsproces doordat de hiërarchie tussen deelnemers in de weg zit.

Aandacht voor communicatie

Communicatie zorgt voor draagvlak en verspreiding van resultaten. Hoewel communicatie dus essentieel is, moet je goed nadenken over wat je wanneer, aan wie en op welke manier communiceert. Niet alle informatie is in de praktijk bruikbaar.

Begin klein

Begin bijvoorbeeld in de vorm van een pilot. De haalbaarheid is dan groter en je kunt sneller succes boeken en laten zien hoe de vernieuwing werkt. Hou wel voor ogen dat het om een ‘proef’ gaat binnen een grotere ontwikkeling.

Projectleider noodzakelijk

Bij alle participatieprojecten is een projectleider vanuit de GGz-instelling aangesteld. Iemand die gedreven is voor het thema, de urgentie van het project uitdraagt, kennis heeft en weet wat er speelt.

 

Een goed plan van aanpak

oranje_streepje

Een tweede succesfactor is een plan van aanpak dat:

  • ruimte inbouwt om te zoeken;
  • tussendoelen en evaluatiemomenten beschrijft;
  • ruimte geeft om het bij te stellen als het niet haalbaar of succesvol is;
  • procesmatig is, en niet projectmatig;
  • zorgt voor een heldere taakverdeling;
  • beschrijft welke tijdsinvesteringen er worden verwacht.

Succesfactoren voor actieve participatie

oranje_streepje

Co-creëren

Cliënt-deelnemers kunnen een heel andere kijk hebben dan zorgprofessionals. Bij elke stap in het proces sta je stil bij hoe je de samenwerking vorm geeft. Dat kost tijd, ja. Het kost nog meer tijd als een product ontwikkeld wordt dat niet aansluit – en daardoor niet bruikbaar is.

Werven van cliënten en naasten

Een vacatievergoeding voor vrijwilligers kan tot meer gelijkwaardigheid leiden. Immers: voor wat hoort wat. Het gaat om het gevoel gewaardeerd te worden door de organisatie.

Competenties cliënten- en familievertegenwoordigers

Een belangrijke eigenschap die een cliënten- en familievertegenwoordiger nodig heeft is dat zij niet alleen kijkt vanuit het eigen perspectief, maar ook kan meedenken met de instelling.

Naasten betrekken

Naasten van de cliënt kunnen ingezet worden om het gebruik van (nieuwe) vormen van hulp te bevorderen. Hiervoor hebben zij ondersteuning en advies nodig.

 

Succesfactoren voor het proces

oranje_streepje

Projectmatig werken

Projectmatig werken is lastig in veel GGz-instellingen. Door een project te richten op nieuwe vormen van ondersteuning, komt er bewust aandacht voor het betrekken van cliënten en naasten. Ontwikkelen samen met cliënten of naasten geeft ruimte om iets nieuws te laten ontstaan.

Doorlopend proces

Voortgang boeken en regelmatig bijeen komen zijn voorwaarden voor succes. Zo ook monitoren of het project op de goede weg zit en zo nodig bijsturen.

Draagvlak in alle lagen van de organisatie

Betrek in een zo vroeg mogelijk stadium alle lagen in de organisatie, van zorgverlener tot bestuurder. Vernieuwing levert per definitie weerstand op; door draagvlak te creëren maak je partijen bondgenoot.

Projecten hebben tijd nodig

Een proces heeft tijd nodig om tot verandering te leiden. Een pilot waarop verder kan worden gebouwd geeft ruimte voor dit proces.

Aandacht voor bestendiging

Denk al vroeg na over hoe het project een vervolg kan krijgen en welke partijen daarvoor betrokken moeten worden. Informeer deze partijen persoonlijk en tijdig.

 

Succesfactoren voor samenwerkingspartners

oranje_streepje

Wie ga je betrekken bij het traject?

Analyseer per traject en per fase welke externe partijen op welke manier betrokken kunnen worden. Maak deze analyse zorgvuldig. Betrek ook stakeholders die voor draagvlak kunnen zorgen voor uitrol na afloop van de pilot.

Continuïteit in een team

Probeer zoveel mogelijk de continuïteit van de werkgroep te waarborgen. Stabiliteit zorgt voor efficiëncy in de voortgang en rust. Goede verslaglegging en bekendheid binnen de organisatie ondersteunen eventuele wisselingen.

Voorwaarden voor samenwerking

Een succesvol samenwerkingsproces start met duidelijke verwachtingen. Spreek af hoe je afstemt, welke expertise er nodig is en hoe de rolverdeling is. Benadruk de gelijkwaardigheid van inbreng en het belang van het nakomen van afspraken.

 

Succesfactoren voor betrokkenheid externe partijen

oranje_streepje

Meerwaarde voor GGz-instellingen

GGz-instellingen merken dat door samenwerking met een onafhankelijke partij zoals een cliënten- en familieorganisatie, het gesprek over ingewikkelde of pijnlijke onderwerpen gemakkelijker kan worden aangegaan. Door de tussenkomst kunnen kritische verhalen van cliënten en familie kunnen beter gehoord worden.

Meerwaarde voor cliënten- en familieorganisaties

Samenwerking met GGz-instellingen levert ook de betrokken cliënten/familie-organisaties voordelen op. Hun inzet in participatietrajecten levert inzichten en ervaring op die ze ook bij andere instellingen en bij landelijke overlegtafels kunnen inzetten, mits de vertrouwelijkheid gewaarborgd is.

Meer informatie?

oranje_streepje

 

Download hier het volledige evaluatierapport van de participatietrajecten uit het programma Vraagsturing.

Download hier de brochure met praktische tips voor organisaties

Ervaringsverhalen

Binnen het programma Vraagsturing zijn meer dan 100 ervaringsverhalen verzameld van cliënten en naasten. In deze verhalen komt tot uitdrukking hoe cliënten en naasten omgaan met hun psychische aandoening, en wat heeft geholpen op weg naar herstel.

De ervaringsverhalen bieden cliënten en naasten herkenning en inspiratie tot nieuwe stappen. Voor zorgverleners kunnen de verhalen aanzet geven tot kwaliteitsverbetering.

Elk verhaal is door minstens vijf ervaringsdeskundigen beoordeeld. Alleen de verhalen die als voldoende relevant en toepasbaar zijn beschouwd, zijn opgenomen. Klik hier om naar de ervaringsverhalen te gaan (opent in een nieuw scherm).

Pin It on Pinterest